Diseño
de la organización Política y sus Procedimientos
Diseño de la Organización POLÍTICA
La política
es una declaración general de principios que presenta la posición de la
administración para un área de control definida. Las políticas se elaboran con el fin de que tengan
aplicación a largo plazo y guíen el
desarrollo de reglas y criterios más específicos que aborden situaciones
concretas. Las políticas son desplegadas y soportadas por estándares,
mejores prácticas, procedimientos y guías. Las políticas deben ser pocas (es decir, un número pequeño), deben ser
apoyadas y aprobadas por las directivas
de la universidad, y deben ofrecer direccionamientos a toda la organización o a
un conjunto importante de
dependencias.
Hay
11 etapas que deben realizarse a través de “la vida” de una política. Estas 11
etapas pueden ser agrupadas en 4 fases.
1.
Fase de desarrollo: Durante esta fase la política es creada, revisada y aprobada.
2.
Fase de implementación: En esta fase la política es comunicada y acatada (o no cumplida por
alguna excepción).
3.
Fase de mantenimiento: Los usuarios deben ser conscientes de la importancia de la política,
su cumplimiento debe ser monitoreado, se debe garantizar su cumplimiento y se
le debe dar mantenimiento, es decir, actualizarla.
4.
Fase de eliminación: La política se retira cuando no se requiera más.
Creación: Planificación,
investigación, documentación, y coordinación de la política
Elaboración de la Política
El
primer paso en la fase de desarrollo de una política es la planificación, la
investigación y la redacción de la política o, tomado todo junto, la creación.
La creación de una política implica identificar por qué se necesita la política
(por ejemplo, requerimientos legales, regulaciones técnicas, contractuales u
operacionales); determinar el alcance y la aplicabilidad de la política, los
roles y las responsabilidades inherentes a la aplicación de la política y
garantizar la factibilidad de su implementación.
La
creación de una política también incluye la investigación para determinar los
requerimientos organizacionales para desarrollar las políticas (es decir, que
autoridades deben aprobarla, con quién se debe coordinar el desarrollo y
estándares del formato de redacción), y
la investigación de las mejores
prácticas en la industria para su aplicabilidad a las necesidades
organizacionales actuales.
De esta etapa se tendrá como resultado la documentación de la política
de acuerdo con los procedimientos y estándares de la universidad, al igual que
la coordinación con entidades internas y externas que la política afectará,
para obtener información y su aceptación. En general, la creación de una
política es la función más fácil de entender en el ciclo de vida de desarrollo
de una política.
Revisión: Evaluación independiente de la política.
Esta es la segunda etapa en la fase de desarrollo del ciclo de vida.
Una vez la documentación de la política ha sido creada y la coordinación
inicial ha sido iniciada, esta debe ser remitida a un grupo (o un individuo)
independiente para su evaluación antes de su aprobación final.
Hay varios beneficios de la revisión independiente: una política más
viable a través del escrutinio de individuos que tienen una perspectiva
diferente o más vasta que la persona que redactó la política; apoyo más amplio
para la política a través de un incremento en el número de involucrados;
aumento de credibilidad en la política gracias a la información recibida de
diferentes especialistas del grupo de revisión.
Propio de esta etapa es la presentación de la política a los revisores,
ya sea de manera formal o informal, exponiendo cualquier punto que puede ser
importante para la revisión, explicando su objetivo, el contexto y los beneficios
potenciales de la política y justificando por qué es necesaria.
Aprobación:
Obtener la aprobación de la política por parte de las
directivas. Este es el paso final en la fase de desarrollo de la
política es la aprobación.
El objetivo
de esta etapa es obtener el apoyo de la administración de la universidad, a
través de la firma de una persona ubicada en una posición de autoridad.
La aprobación permite iniciar la implementación de la política.
Requiere que el pro-ponente de la política haga una selección adecuada de la
autoridad de aprobación, que coordine con dicho funcionario, presente las
recomendaciones emitidas durante la etapa de revisión y que haga el esfuerzo
para que sea aceptada por la administración. Puede ocurrir que por incertidumbre
de la autoridad de aprobación sea necesaria una aprobación temporal.
Comunicación: Difundir la
política.
Una vez la política ha sido aprobada formalmente, se pasa a la fase de
implementación. La comunicación de la política es la primera etapa que se
realiza en esta fase.
La
política debe ser inicialmente difundida a los miembros de la comunidad
universitaria o a quienes sean afectados directamente por la política
(contratistas, proveedores, usuarios de cierto servicio, etc.). Esta etapa
implica determinar el alcance y el método inicial de distribución de la
política (es posible que deban tenerse en cuenta factores como la ubicación
geográfica, el idioma, la cultura y línea de mando que será utilizada para
comunicar la política). Debe planificarse esta etapa con el fin de determinar
los recursos necesarios y el enfoque que debe ser seguido para mejorar la
visibilidad de la política.
Cumplimiento: Implementar la política.
La
etapa de cumplimiento incluye actividades relacionadas con la ejecución de la
política. Implica trabajar con otras personas de la universidad, vicerrectores,
decanos, directores de departamento y los jefes de dependencias (de división o
de sección) para interpretar cuál es la mejor manera de implementar la política
en diversas situaciones y oficinas; asegurando que la política es entendida por
aquellos que requieren implementarla, monitorearla, hacerle seguimiento,
reportar regularmente su cumplimiento y medir el impacto inmediato de la
política en las actividades operativas.
Dentro
de estas actividades está la elaboración de informes a la administración del
estado de la implementación de la política.
Excepciones:
Gestionar las
situaciones donde la implementación no es posible debido a problemas de
coordinación, falta de personal y otros
requerimientos operacionales, no todas las políticas pueden ser cumplidas de la
manera que se pensó al comienzo.
Por esto,
cuando los casos lo ameriten, es probable que se requieran excepciones a la
política para permitir a ciertas oficinas o personas el no cumplimiento de la
política.
Debe
establecerse un proceso para garantizar que las solicitudes de excepciones son
registradas, seguidas, evaluadas, enviadas para aprobación o desaprobación, documentadas
y vigiladas a través del periodo de tiempo establecido para la excepción. El
proceso también debe permitir excepciones permanentes a la política al igual
que la no aplicación temporal por circunstancias de corta duración.
Concienciación: Garantiza la concienciación continuada de la
política.
La etapa de Concienciación comprende los
esfuerzos continuos realizados para garantizar que las personas están
conscientes de la política y buscan facilitar su cumplimiento.
Determinar los métodos de concienciación más
efectivos para cada grupo de audiencia (es decir, reuniones informativas,
cursos de entrenamiento, mensajes de correo, etcétera); y desarrollo y difusión
de material de concienciación (presentaciones, afiches, circulares, etc.).
La etapa de concienciación también incluye esfuerzos para integrar el cumplimiento de la política y retroalimentación sobre el control realizado para su cumplimiento. La tarea final es medir la concienciación de los miembros de la comunidad universitaria con la política y ajustar los esfuerzos de acuerdo con los resultados de las actividades medidas.
Monitoreo: Seguimiento y reporte del
cumplimiento de la política.
Durante
la fase de mantenimiento, la etapa de monitoreo es realizada para seguir y
reportar la efectividad de los esfuerzos en el cumplimiento de la política.
Esta etapa incluye actividades continuas para
monitorear el cumplimiento o no de la
política a través de métodos formales e informales y el reporte de las deficiencias
encontradas a las autoridades apropiadas.
Garantía de
cumplimiento: Afrontar las contravenciones de la política.
La
etapa de garantía de cumplimiento de las políticas incluye las respuestas de la
administración a actos u omisiones que tengan como resultado contravenciones de
la política con el fin de prevenir que sigan ocurriendo.
Mantenimiento: Asegurar que la política esté actualizada
Esta
etapa está relacionada con el proceso de garantizar la vigencia y la integridad
de la política. Esto incluye hacer seguimiento a las tendencias de cambios
(cambios en la tecnología, en los procesos, en las personas, en la
organización, en el enfoque del negocio, etcétera) que puede afectar la
política; recomendando y coordinando modificaciones resultado de estos cambios,
documentándolos en la política y registrando las actividades de cambio.
Retiro: Prescindir de la política cuando no se
necesite más.
Después que la política ha cumplido con su finalidad y no es necesaria
(por ejemplo, la empresa cambió la tecnología a la cual aplicaba o se creó una
nueva política que la reemplazó) entonces debe ser retirada. La etapa de retiro
corresponde a la fase de eliminación del ciclo de vida de la política, y es la
etapa final del ciclo.
Algunas Prácticas Recomendadas para
Escribir una Política
ØLa declaración de la política (cuál
es la posición de la administración o qué es lo que se desea regular).
Ø Nombre y cargo de quien autoriza o aprueba la política.
Ø Nombre de la dependencia, del grupo o de la persona que es el autor o
el pro-ponente de la política.
Ø Debe especificarse quién debe acatar la política (es decir, a quién
está dirigida) y quién es el responsable de garantizar su cumplimiento.
Ø Indicadores para saber si se cumple o no la política.
Ø Referencias a otras políticas y regulaciones en las cuales se soporta o
con las cuales tiene relación.
Ø Enunciar el proceso para solicitar excepciones.
Ø Describir los pasos para solicitar cambios o actualizaciones a la
política 9. Explicar qué acciones se seguirán en caso de contravenir la
política.
Ø Fecha a partir de la cual tiene vigencia la política.
Ø Fecha cuando se revisará la conveniencia y la obsolescencia de la
política 12. Incluir la dirección de correo electrónico, la página web y el
teléfono de la persona o personas que se pueden contactar en caso de preguntas
o sugerencias.
El Procedimiento es la forma
específica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. De forma
generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo de manual,
que contienen el objeto y su campo de aplicación, el cual debe hacerse y quién
debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales,
equipos y documentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y registrarse. Un
proceso define qué es lo que se hace, mientras que el procedimiento define como
se hace.
El procedimiento define la forma específica de
llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad.
Los
procedimientos:
- Describen
en objetivo del proceso.
- El
Campo de aplicación
- Qué
debe hacerse y quién debe hacerlo
- Cuándo, dónde y cómo se debe llevar a
cabo
- Qué
materiales, equipos y documentos deben utilizarse
- Cómo debe controlarse y registrarse.
Pasos para realizar el manual de
procedimientos
Ø Analizar
las actividades de la empresa
Ø Elaborar
mapa de procesos
Ø Identificar
y descomponer los procesos en subprocesos y procedimientos
Ø Aplicar
técnicas y herramientas para recabar información
Ø Redactar
borrador procedimientos
Ø Validar
procedimientos con los responsables del procesos
Ø Corregir
procedimiento
Ø Gestionar
la aprobación
Ø Distribución
y divulgación del procedimientos
Ø Implementación
Ø Corrección
y ajuste si es necesario
Ø Revisión
cuando sea necesario para la mejora continua.
Componentes de la Documentación de
Procedimiento
1. Nombre del Procedimiento: descrito de modo indicativo que
denota su calidad de imperativo.
2. Objetivo o Propósito (Misión): Descripción breve y concisa del
objetivo del proceso.
3. Preguntarse: ¿Cuál es la razón del proceso? ¿Para
que existe? Esta misión y objetivo inspiran los indicadores de los resultados
que se desea conseguir.
4. Alcance del Procedimiento: Establece
la primera actividad (inicio) y la última (fin) del proceso, para tener noción
de la extensión de las actividades en la propia ficha.
5. Dueño o Propietario (Responsable): Tiene a su cargo la responsabilidad
del proceso y sus resultados. Implica la capacidad de actuación y liderazgo del
proceso para involucrar y movilizar a los actores que intervienen.
6. Documentos y/o Registros: Se pueden referenciar en la ficha de
proceso aquellos documentos o registros vinculados a los procesos. Estos
permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los
requisitos.
7. Historial de Cambios e Inspecciones:
Se refiere a las inspecciones
sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso con el fin de control del
mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso.
8. Límites de Proceso: Los límites están marcados por las
entradas y las salidas, así como por los proveedores y los clientes.
